Program vs. minúty
Program a zápisnica sú dve z najdôležitejších zložiek stretnutia. Osoba, ktorá organizuje stretnutie, má na mysli veľa vecí, ako je plán, načasovanie, miesto konania, hostia, plán stretnutia atď. Preto je potrebné uvedomiť si rozdiely medzi programom a zápisnicou.
Agenda
Agenda je slovo, ktoré sa používa na opis plánu alebo programu stretnutia. Je to zoznam vecí, ktoré je potrebné urobiť alebo prediskutovať počas stretnutia. Akékoľvek formálne stretnutie, ktoré sa organizuje, si vyžaduje vypracovanie programu. Existuje postupnosť, v ktorej sa body preberajú a diskutujú počas schôdze a v programe schôdze sa táto postupnosť jasne uvádza. Tento program sa medzi hosťami rozošle v dostatočnom predstihu predtým, ako v čase stretnutia skutočne dorazia na miesto konania, aby sa mohli oboznámiť s témami, o ktorých sa bude počas stretnutia diskutovať. Ďalším cieľom programu je zabezpečiť, aby sa účastníci primerane pripravili a neboli prichytení.
Minutes
Zápisnica je termín, ktorý sa používa na označenie oficiálneho záznamu z rokovania počas formálneho stretnutia. Tieto zápisnice slúžia ako záznamy o tom, čo sa stalo počas stretnutia, ako aj na pripomenutie ľuďom po určitom čase, ak zabudnú. Táto zápisnica je užitočná aj pre všetkých, ktorí sa stretnutia nemôžu zúčastniť, pretože sa dozvedia všetko, čo sa počas stretnutia udialo. Zápisnica obsahuje názov miesta konania, dátum a čas zasadnutia a zoznam všetkých, ktorí sa zasadnutia zúčastnili. Tieto minúty obsahujú aj meno osoby, ktorá tieto minúty berie.
Aký je rozdiel medzi programom a zápisnicou?
• Program je harmonogram stretnutia a informuje o postupnosti udalostí počas stretnutia, aby sa hostia mohli vopred pripraviť.
• Zápisnica označuje oficiálny záznam z priebehu formálneho stretnutia. Zápisy sú dôležité, aby vám pripomenuli, čo sa stalo počas stretnutia v budúcnosti, ak ľudia zabudnú.
