Krátky prehľad vs dlhý prehľad
Písanie správy v podnikaní je nevyhnutnosťou a sú chvíle, keď ako obchodný manažér musíte napísať podrobnú správu a tiež chvíle, keď potrebujete odovzdať stručné informácie v súhrnnom zmysle. Tieto sú známe ako krátke správy a dlhé správy a hoci môžu obsahovať podobné informácie, existujú rozdiely vo formáte, štýle, hĺbke a samozrejme v dĺžke. Pozrime sa bližšie na dva typy prehľadov.
Cieľom akejkoľvek správy, či už dlhej alebo krátkej, je byť jasná, aby informácie, ktoré sa majú odovzdať, boli ľahko zrozumiteľné. Písanie správy je zručnosť, ktorá je nevyhnutnosťou pre všetkých profesionálnych manažérov. Je potrebné si uvedomiť, že správa obsahuje fakty a čísla a nie je naliehať na argument, ako je to v prípade eseje. Žiadny čitateľ nemá celú večnosť na to, aby si správu prečítal v pokoji, a preto každá správa, či už dlhá alebo krátka, musí používať krátke a výstižné odseky s nadpismi a podnadpismi a dôležitými bodmi podčiarknutými, aby sa zdôraznila ich dôležitosť.
Krátka správa sa tiež nazýva neformálna správa, zatiaľ čo dlhá správa sa niekedy označuje ako formálna správa. Krátka správa často nie je viac ako jedna strana vyhlásenia, ktorá obsahuje fakty a čísla čo najstručnejším spôsobom. Krátka správa je ako memorandum a nepotrebuje obal. Tento štýl správy je často ležérny a uvoľnený. Štýl písania zahŕňa použitie prvej osoby, ako napríklad Ja a My, v ostrom kontraste s dlhými správami, kde sa používajú celé mená ľudí.
Dlhá správa má vždy názov, úvod, telo a potom záver. Vždy má viac ako jednu stranu. Niekedy obsahuje sprievodný list, v ktorom sú uvedené všetky podrobnosti, ktoré sú zahrnuté v dlhej správe. Na konci dlhej správy je bibliografia a príloha. Je bežné mať vytlačenú dlhú správu a zviazanú s pevnou väzbou. Tón v dlhej správe je zdržanlivý a pochmúrny na rozdiel od krátkeho písmena.
