Kľúčový rozdiel – Hlavná kniha a skúšobný zostatok
Príprava hlavnej knihy a predbežnej súvahy sú dve hlavné činnosti v účtovnom cykle, ktoré sú potrebné na zostavenie účtovnej závierky na konci roka. Kľúčový rozdiel medzi hlavnou knihou a skúšobným zostatkom je v tom, že hlavná kniha je súbor účtov, ktoré obsahujú podrobné uskutočnené transakcie, zatiaľ čo skúšobná predvaha je výpis, ktorý zaznamenáva konečné zostatky hlavnej knihy.
Čo je hlavná kniha
Hlavná kniha je hlavný súbor účtov, kde sa zaznamenávajú všetky transakcie uskutočnené počas finančného roka. Informácie v hlavnej knihe sú odvodené z hlavného denníka, ktorý je počiatočnou knihou na zadávanie transakcií. Hlavná kniha obsahuje všetky debetné a kreditné položky transakcií a je oddelená triedami aktív. (Aktíva, pasíva, vlastné imanie, výnosy a náklady)
Napr. Jednotlivé majetkové účty, ako sú hotovosť, pohľadávky, preddavky atď., budú zaznamenané pod klasifikáciou aktív.
Pre veľké podniky, kde sa vykonáva veľa transakcií, nemusí byť vhodné zapisovať všetky transakcie do hlavnej knihy kvôli veľkému objemu. V takom prípade sa jednotlivé transakcie zaznamenávajú do „vedľajších účtovných kníh“a súčty sa prevedú na účet v hlavnej knihe. Tento účet sa označuje ako „Kontrolný účet“a tu sú zaznamenané typy účtov, ktoré majú vo všeobecnosti vysokú úroveň aktivity.
Obrázok_1: Príklad zostatku hlavnej knihy
Čo je skúšobný zostatok?
Skúšobná bilancia je súhrnný pracovný hárok, ktorý obsahuje všetky zostatky účtovnej knihy k určitému časovému bodu (zvyčajne ku koncu účtovného roka) s cieľom skontrolovať matematickú presnosť zostatkov účtovnej knihy. Všetky debetné zostatky budú zaznamenané v jednom stĺpci a všetky kreditné zostatky v inom.
Skúšobný zostatok poskytuje na prvý pohľad všetky konečné zostatky v jedinom dokumente, a preto je jednoduché ho použiť ako referenčný nástroj. Pomáha tiež pri odhaľovaní množstva možných chýb v prípade výskytu a pomáha identifikovať typ účtovných zápisov, ktoré by sa mali zaúčtovať, aby sa identifikované chyby opravili.
Hlavné účely a použitie skúšobnej predvahy
Použiť ako rozhodovací nástroj na zabezpečenie matematickej presnosti zostatkov účtovnej knihy
Ak sú všetky transakcie za účtovné obdobie presne zaznamenané, súčet debetných zostatkov skúšobného zostatku by sa mal rovnať súčtu kreditných zostatkov.
Na zistenie a opravu chýb pri zaznamenávaní finančných informácií
Určitý typ chýb v hlavnej knihe možno identifikovať prostredníctvom skúšobnej bilancie. Sú to
- Chyby čiastočného vynechania (na účtoch je zaúčtovaný iba debetný alebo kreditný zápis)
- Chyby pri prenose (Konečný zostatok je prenesený nesprávne)
- Chyby pri odovzdávaní (celkový počet účtu je viac-menej zaznamenaný)
V prípade chyby sa čiastka spôsobujúca rozdiel pripisuje na „prechodný účet“, kým sa neodstráni. Ak debetná strana skúšobného zostatku prevyšuje stranu kreditu, potom sa rozdiel pripíše na prechodný účet a ak je kreditný zostatok väčší ako debetný zostatok, rozdiel sa zaúčtuje na ťarchu prechodného účtu. Po identifikácii, oprave a sčítaní skúšobného zostatku sa prechodný účet uzavrie, pretože zostatok už neexistuje.
Nasledujúce položky však nespôsobia nezrovnalosti v skúšobnom zostatku.
- Princípové chyby (Zápisy sú zaslané na nesprávny typ účtu)
- Chyby úplného vynechania (položky sú z účtov úplne vynechané)
- Chyby provízie (Záznam je zaslaný na správny typ účtu, ale na nesprávny účet)
- Chyby pôvodného zadania (nesprávna suma je zaúčtovaná na správne účty)
- Chyby kompenzácie (nesprávne zadania v dvoch alebo viacerých účtoch sa navzájom rušia)
- Chyby úplného zrušenia (Správna suma je zaúčtovaná na správne účty, ale debety a kredity boli stornované)
Aký je rozdiel medzi hlavnou knihou a skúšobným zostatkom?
Hlavná kniha a skúšobný zostatok |
|
| Hlavná kniha je súbor účtov, ktoré zaznamenávajú všetky transakcie. | Skúšobná bilancia je súhrnný výpis, ktorý odráža zostatky hlavnej knihy. |
| Purpose | |
| Účelom je zaznamenať konečné záznamy transakcií. | Účelom je skontrolovať matematickú presnosť zostatkov hlavnej knihy. |
| Klasifikácia účtu | |
| To sa robí podľa triedy účtov | Neexistuje žiadna klasifikácia účtov. |
| Časové obdobie | |
| Toto zaznamenáva transakcie počas účtovného roka. | Toto sa pripravuje v posledný deň účtovného roka. |
Súhrn – Hlavná kniha verzus skúšobný zostatok
Zatiaľ čo proces účtovníctva bol v minulosti veľmi časovo náročný a nákladný, teraz ho možno vykonať s menším časom a úsilím s použitím automatizovaného účtovného softvéru. Je dôležité presne pochopiť rozdiel medzi hlavnou knihou a súvahou, pretože obe predstavujú dôležité kroky pri zostavovaní účtovnej závierky na konci roka. V prípade, že existujú nezrovnalosti medzi debetným a kreditným zostatkom, mali by byť prešetrené a mali by sa zaúčtovať opravné položky predtým, ako pristúpite k príprave účtovnej závierky.
