Kľúčový rozdiel – tajomník verzus recepčný
Sekretárka a recepčná sú dve dôležité funkcie v každej organizácii, medzi ktorými možno zdôrazniť určité rozdiely. Tieto dva posty majú rôzne úlohy, funkcie a povinnosti, ktoré je potrebné vykonávať v rozpore s populárnou mylnou predstavou, že ide o jednu a tú istú prácu. Zatiaľ čo sekretárka je skôr osobná asistentka alebo administratívna asistentka, recepčná je prvou osobou, s ktorou sa človek stretne pri vstupe do organizácie. Pozrime sa na rozdiel medzi funkciami sekretárky a recepčnej.
Kto je tajomník?
Podľa Oxfordského anglického slovníka je tajomník administratívnym úradníkom v organizácii, ktorý je zamestnaný na písanie písmen, vedenie záznamov atď. Funkcie tajomníka sa líšia v závislosti od veľkosti organizácie. Zatiaľ čo v malej firme možno bude musieť vykonávať dvojité povinnosti recepčnej aj sekretárky, vo veľkých organizáciách je to osoba, ktorá organizuje rozvrh svojho šéfa, prijíma a odpovedá na všetky maily, objednáva zásoby, plánuje schôdzky so svojím šéfom, píše dôležité listy a tak ďalej.
Sekretárka musí mať stredoškolský alebo ekvivalentný diplom a musí mať rýchle písanie na stroji. Mnoho spoločností uprednostňuje najímanie osôb s dodatočným osvedčením o schopnostiach sekretárky. Teraz prejdime k pochopeniu rolí recepčného, aby sme získali jasnú predstavu o rozdiele medzi nimi.
Kto je recepčný?
Recepčný je zvyčajne povinný pozdraviť ľudí na recepcii a nasmerovať ich na rôzne oddelenia v závislosti od ich požiadaviek. Je to tiež osoba, ktorá sa musí venovať prichádzajúcich hovorom a odpovedať na otázky a tiež počúvať sťažnosti. Ľudia, ktorí sa chcú stretnúť s dôležitou osobou v organizácii, sa musia s touto osobou stretnúť, aby získali dátum a čas stretnutia.
Keď voláte do akejkoľvek spoločnosti, hlas, ktorý bežne počujete, je hlas recepčnej. Recepčná sa musí venovať všetkým návštevníkom a musí mať príjemnú osobnosť, nápomocný prístup a milý hlas, aby na nich zapôsobila. Musí dodržiavať telefonickú etiketu, aby sa čo najefektivnejšie venovala všetkým obchodným otázkam a z príležitostných otázok sa stali skutočných zákazníkov.
Je teda jasné, že existujú veľké rozdiely v úlohách, zodpovednostiach a funkciách sekretárky a recepčnej.
Aký je rozdiel medzi sekretárkou a recepčnou?
Definície tajomníka a recepčného:
Sekretárka: Administratívny úradník v organizácii, ktorý je zamestnaný na písanie listov, vedenie záznamov atď.
Recepčný: Osoba, ktorá víta návštevníkov v kancelárii a jedná s nimi.
Charakteristika sekretárky a recepčnej:
Povinnosti:
Sekretárka: Sekretárka organizuje rozvrh svojho šéfa, prijíma a odpovedá na všetky e-maily, objednáva zásoby, plánuje stretnutia so šéfom, píše dôležité listy atď.
Recepčný: Recepčný pozdraví ľudí na recepcii a nasmeruje ich na rôzne oddelenia v závislosti od ich požiadaviek. Musí sa tiež venovať prichádzajúcich hovorom a odpovedať na otázky a tiež počúvať sťažnosti.
Požiadavky:
Sekretárka: Vyžaduje sa osvedčenie o sekretárskych schopnostiach.
Recepčný: Nevyžaduje sa špecifická zručnosť; jednotlivec však musí mať príjemnú osobnosť, nápomocný prístup a milý hlas. Mala by byť tiež efektívna vo svojej práci.
