Dvojitý vstup vs jeden vstup
Účtovný systém možno definovať ako organizovaný súbor manuálov, účtovných metód, postupov a kontrol vytvorených na zhromažďovanie, zaznamenávanie, klasifikáciu, sumarizáciu, interpretáciu, prezentáciu včas a presne na účely rozhodovania. Vedenie účtovníctva je proces, v ktorom sú finančné záznamy podniku udržiavané dobre organizované a aktuálne. Existujú dva systémy vedenia účtovníctva alebo zaznamenávania transakcií, jeden je podvojný a druhý je jednoduchý. Kvôli niektorým vážnym nevýhodám metódy jednoduchého zápisu a vynikajúcim charakteristikám systému dvojitého zápisu sa metóda jednoduchého zápisu vzdala a systém dvojitého zápisu sa široko používa na celom svete. Okrem toho široko akceptované účtovné orgány a renomovaní účtovní odborníci presadzovali systém podvojného účtovníctva pred systémom jednoduchého účtovníctva.
Jeden vstup
Systém s jedným vstupom zaznamená pre danú transakciu iba jeden záznam, buď debetný alebo kreditný. Napríklad, ak sa niekomu vyplatí hotovosť, buď sa pripíše hotovosť, alebo sa odpíše z účtu dlžníka. Systém jedného vstupu je skôr ako register šekových knižiek. Nesleduje účty aktív a pasív, takže tento systém môže do určitej miery uľahčiť výpočet čistého príjmu, ale nie pohľad na aktuálnu finančnú situáciu účtovnej jednotky. Tento systém môže byť vhodný pre malé podniky, ako je výlučné vlastníctvo, pre ktoré nie sú zákonné požiadavky a možnosti podvodov žiadne alebo sú veľmi malé.
Dvojitý vstup
V systéme dvojitého zaúčtovania má každý jednotlivý debetný záznam zodpovedajúci kreditný záznam a každý jeden kreditný záznam má zodpovedajúci debetný záznam; to znamená, že každý záznam má opačný záznam. Keďže má dva protiklady pre jednu transakciu, aritmetickú presnosť možno ľahko skontrolovať prípravou skúšobnej váhy. Podľa účtovných štandardov sa všetkým spoločnostiam (verejným alebo súkromným, kótovaným alebo nekótovaným) a obchodným spoločnostiam odporúča viesť podvojné účtovníctvo. Organizácia je povinná pripraviť a odoslať záverečnú účtovnú závierku daňovým oddeleniam pomocou systému podvojného účtovníctva na účely výpočtu dane.
Aký je rozdiel medzi dvojitým vstupom a jednoduchým vstupom?
• V systéme jednoduchého záznamu bude len jeden záznam, zatiaľ čo v systéme dvojitého záznamu sú potrebné dva záznamy pre každú danú transakciu.
• Jednoduchý záznam je neúplný záznam, zatiaľ čo dvojitý záznam je úplný záznam o vedení účtovníctva.
• Systém podvojného účtovníctva je zložitejší a časovo náročnejší ako systém vedenia jednoduchého účtovníctva.
• Hotovostné a bankové transakcie sa zaznamenávajú v rovnakom stĺpci v systéme s jedným záznamom, pričom obe sú samostatne zaznamenané v protipoložke.
• Spôsobov identifikácie chýb je v systéme jednoduchého zadania veľmi menej, avšak v systéme dvojitého zadania možno niektoré chyby identifikovať krížovou kontrolou jedného záznamu so zodpovedajúcim opačným záznamom.
• Skúšobnú váhu možno pripraviť na aritmetickú presnosť v systéme dvojitého zadávania, ale nie je to možné v systéme jednoduchého zadávania údajov.
• Všetky debetné a kreditné položky sú zaznamenané v rovnakom stĺpci.
• Záverečné účty je možné pripraviť veľmi jednoducho v systéme podvojného účtovníctva, čo však nie je možné v systéme jednoduchého účtovníctva.
• Existuje povinná požiadavka na používanie systému podvojného účtovníctva, ale nie systému jednoduchého účtovníctva.
